Mit rund 320.000 Mitgliedern ist DONAULAND Österreichs größter Buch- und Medienclub. Neben dem Postversand via Katalog und dem Online-Shop im Internet unterhält das Unternehmen als dritten Vertriebsweg auch acht Filialen. Dort ist Transparenz ein wichtiger Faktor für die hohe Kundenzufriedenheit. Um jederzeit zu wissen, welches Buch in welcher Filiale vorrätig ist, setzt DONAULAND bei Inventur und Filialbestellungen auf das Barcode Handy Terminal DENSO BHT-400 und die Connectivity-Software "easyMITS" unseres Partners BARCOTEC.

Ein zukunftsweisendes System ist gefragt

Ist der neue Roman schon da? Kann der Krimi bestellt werden und wann wird er geliefert? Fragen solcher Art müssen die sachkundigen Mitarbeiter in den Filialen bei DONAULAND täglich beantworten. Dafür benötigen sie ein verlässliches System und hier sah das Unternehmen Verbesserungspotenzial. Gerade in der größten der acht Filialen auf der Wiener Mariahilfer Straße war der Warenbestand nicht immer sofort abzurufen.

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Da alle Bücher unter einer Sammelnummer verkauft wurden, wussten die Mitarbeiter oft nicht genau, welche Artikel noch vorrätig waren und welche nicht. Die 13-stellige EAN-Nummer war aufgrund ihrer Länge zu fehleranfällig und eignete sich daher nicht zur manuellen Erfassung. Es musste eine verlässliche und zukunftsweisende Lösung gefunden werden. "Die IT soll Prozesse optimaler, schneller und billiger machen", umreißt Herbert Schöfbänker, CIO bei DONAULAND, das Anforderungsprofil. "In der manuellen Abhandlung von Inventur und Bestellungen in den Filialen haben wir eine große Lücke entdeckt. Die Grundbestellungen laufen automatisch über die Zentrale, doch der filialspezifische Bedarf darüber hinaus war händisch und somit langsam, ungenau und zeitintensiv." BARCOTEC nahm die Vorgaben auf und konzipierte für DONAULAND ein System, mit dem die Daten schnell erfasst und sofort online verarbeitet werden können.

BHT-400 gewinnt Vertrauen der Mitarbeiter

Bei der Entscheidung für ein mobiles Datenerfassungsgerät, war es DONAULAND sehr wichtig, auch die Belegschaft in den Entscheidungsprozess einzubinden. Deshalb testeten Mitarbeiterinnen aus dem Verkauf drei verschiedene Terminals. Gewinner war das BHT-400. Ein wesentlicher Grund für die Entscheidung war die hohe Benutzerfreundlichkeit des Geräts: Zum einen ist es äußerst kompakt und lässt sich problemlos mit einer Hand führen.

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Das scharfe Display erhöht zudem den Bedienerkomfort. Zum anderen lässt sich das BHT-400 intuitiv bedienen, das wurde gleich in der ersten Schulung positiv aufgenommen: "Die Funktionsweise ist einfach und benutzerfreundlich. Die Windows-Oberfläche ist den Menschen vertraut, und das Display des Scanners basiert darauf", zeigt sich Schöfbänker überaus zufrieden. "Die Einführung der Geräte hat große Freude in der Filiale ausgelöst. Die IT hat den Ruf komplizierte Anwendungen zu bringen, doch die mobile Datenerfassung ist denkbar einfach. Die Arbeitserleichterung war für alle Mitarbeiter offensichtlich."

Mit BHT-400 und "easyMITS" doppelt so schnell

Mussten die rund 2.500 Filialartikel früher in aufwändiger Handarbeit erfasst werden, so dauert die Inventur heute knapp 6 Stunden. Zur Datenübertragung wurden alle Filialen mit WLAN ausgestattet, das künftig auch für andere Hardware nutzbar ist. Dank des mobilen Datenerfassungsgeräts BHT-400 und der Software "easyMITS" sind die Mitarbeiter praktisch doppelt so schnell, auch die Fehler sind auf ein Minimum gesunken und die Nachbearbeitung von Unregelmäßigkeiten entfällt. Damit spart DONAULAND zusätzlich Zeit. Differenzen im Bestand sind nun sofort bei der Erfassung erkennbar, die Qualität ist dadurch spürbar besser. Besonders praktisch ist die Option von "easyMITS", Mengen in das BHT-400 einzugeben: Das heißt, gleiche Artikel müssen nur ein Mal gescannt werden. Somit reduziert sich die Anzahl der Scanvorgänge um ein Vielfaches auf nur etwa 4.000 Scans pro Inventur.

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Auch sonst zeigt sich Schörfbänker begeistert von der Software von BARCOTEC: "Der Konfigurator ist selbsterklärend und einfach zu bedienen. Wir können damit selbst Prozesse definieren wie wir möchten, wir können bestehende Prozesse verändern oder ganz neue entwickeln, und das ohne zusätzliche Dienstleistungskosten. In Zukunft werden wir auf jeden Fall noch Erweiterungen wie beispielsweise die Lagerstandsüberprüfung vornehmen." Durch die Auswahl einer Standardsoftware konnte die Implementierung des Systems sehr schnell erfolgen, da die Connectivity-Software bereits fertig ausprogrammiert und lieferbereit war.

Die Automatisierung geht weiter

Die Einführung des neuen Erfassungssystems bei DONAULAND ist ein großer Erfolg. Die Mitarbeiter müssen sich weniger um administrative Dinge kümmern und haben mehr Zeit für die Beratung ihrer Kunden. Vor diesem Hintergrund plant DONAULAND, neben der Inventur künftig auch die filialspezifische Bestellabwicklung und die Retourenverarbeitung zu automatisieren. Dabei setzen die Buch- und Medienexperten wieder auf BARCOTEC und DENSO.

DONAULAND

DONAULAND ist mit ca. 320.000 Mitgliedern Österreichs führender Buch- und Medienanbieter. Seit 1950 ermöglicht DONAULAND seinen Mitgliedern, die jeweils wichtigsten Bücher aller aktuellen Titel zu einem besonders günstigen Preis zu kaufen. Neben einer Auswahl der besten Romane und Erzählungen, schönen Kinderbüchern, hilfreichen Ratgebern und interessanten Sachbüchern umfasst das Angebot von DONAULAND auch die wichtigsten Titel aus den Bereichen Musik, Video, DVD und Spiele sowie zahlreiche Produkte aus der Welt der Fotografie.

Mehr Informationen unter www.donauland.at

BARCOTEC

BARCOTEC ist Anbieter von Lösungen zur automatischen Identifikation (Barcode, RFID) sowie Datenerfassungssystemen. Vor über 20 Jahren in Österreich gegründet, hat sich das Unternehmen als führender Anbieter mit Vertretungen weltweiter Marktführer erfolgreich am Markt etabliert. Im hauseigenen, von den Herstellern autorisierten Service-Center in Wien und Salzburg werden Kunden europaweit mit minimalen Durchlaufzeiten betreut. BARCOTEC ist Mitglied der Bundesvereinigung für Logistik (BVL) und des Vereins Netzwerk Logistik (VNL).

Mehr Informationen unter www.barcotec.at